Drukrki i kopiarki MFP

Drukarki i kopiarki MFP – centrum obsługi dokumentów

Urządzenia wielofunkcyjne MFP łączą funkcje drukowania, kopiowania i skanowania, a w wybranych konfiguracjach również faks. Mogą pracować lokalnie lub w sieci, obsługując pojedynczego użytkownika, zespół albo całą organizację. Odpowiednio dobrane MFP usprawnia obieg dokumentów, ogranicza liczbę osobnych urządzeń, automatyzuje powtarzalne zadania oraz zwiększa kontrolę nad kosztami i bezpieczeństwem informacji. W ofercie dostępne są modele monochromatyczne i kolorowe, laserowe i atramentowe, biurkowe i podłogowe, przeznaczone do pracy w formacie A4 lub A3 oraz do różnych poziomów obciążenia.

A4 czy A3 – format dopasowany do potrzeb

Urządzenia MFP A4 sprawdzają się przy fakturach, umowach, formularzach, korespondencji, materiałach szkoleniowych i standardowej dokumentacji biurowej. Zajmują mniej miejsca i są odpowiednie dla małych biur, sekretariatów, gabinetów oraz grup roboczych. Modele A3 umożliwiają obsługę większych arkuszy, zestawień, schematów, broszur, materiałów promocyjnych i dokumentacji technicznej. Zwykle oferują większą pojemność papieru, wyższą wydajność i szersze możliwości rozbudowy. Warto jednak wybierać je wtedy, gdy większy format jest rzeczywiście wykorzystywany.

Druk monochromatyczny lub kolorowy

Monochromatyczne urządzenia MFP są przeznaczone przede wszystkim do dokumentów tekstowych i zwykle zapewniają niski koszt pojedynczej strony. Modele kolorowe pozwalają przygotowywać czytelne wykresy, prezentacje, materiały edukacyjne, marketingowe i firmowe. W większych organizacjach dostęp do druku kolorowego może być kontrolowany za pomocą indywidualnych uprawnień, limitów lub autoryzacji użytkowników.

Drukowanie, kopiowanie i skanowanie

Profesjonalne MFP mogą pracować jako urządzenia sieciowe dostępne dla całego zespołu. Ethernet zapewnia stabilną komunikację, natomiast Wi-Fi ułatwia drukowanie z laptopów, tabletów i smartfonów. Sterownik umożliwia wybór formatu i rodzaju papieru, druku jedno- lub dwustronnego, koloru, skalowania, liczby stron na arkuszu, odpowiedniej kasety oraz sposobu wykańczania dokumentów. W zależności od konfiguracji dostępne mogą być druk broszur, sortowanie, zszywanie, dziurkowanie, składanie, druk z USB oraz obsługa rozwiązań mobilnych i chmurowych.

Funkcja kopiowania może obejmować dupleks, skalowanie, korekcję tła, sortowanie kompletów, kopiowanie dokumentów tożsamości i tworzenie broszur. Automatyczny podajnik ADF przyspiesza obsługę dokumentów wielostronicowych, a skaner jednoprzebiegowy odczytuje obie strony arkusza podczas jednego przejścia. Urządzenie MFP może również pełnić funkcję centralnego skanera sieciowego. Dokumenty można przesyłać do poczty elektronicznej, folderów sieciowych, komputerów, pamięci USB, chmury lub systemów archiwizacji. Funkcja OCR umożliwia tworzenie przeszukiwalnych plików PDF i dokumentów z edytowalną treścią.

Bezpieczeństwo i kontrola dostępu

Nowoczesne urządzenie MFP jest elementem infrastruktury IT i może przetwarzać dane osobowe, finansowe, prawne, medyczne oraz handlowe. Dlatego przy wyborze należy uwzględnić funkcje ochrony informacji. Profesjonalne modele mogą oferować logowanie użytkowników, autoryzację kodem, hasłem lub kartą, druk poufny, szyfrowanie transmisji, kontrolę uprawnień, rejestrowanie zadań, zabezpieczenie książki adresowej oraz blokowanie nieużywanych portów i protokołów. Druk podążający pozwala przesłać dokument do wspólnej kolejki i odebrać go przy dowolnym urządzeniu objętym systemem. Zwiększa bezpieczeństwo, ogranicza nieodebrane wydruki i poprawia dostępność całej floty.

Rozbudowa urządzenia

Konfigurację MFP można rozwijać wraz z potrzebami organizacji. Dostępne opcje mogą obejmować dodatkowe kasety papieru, podajniki dużej pojemności, podstawy, moduły faksu, czytniki kart oraz finiszer. Finiszer automatyzuje końcową obróbkę dokumentów, umożliwiając między innymi sortowanie, zszywanie, dziurkowanie, składanie i tworzenie broszur. Takie funkcje są szczególnie przydatne w administracji, szkołach, działach marketingu i większych przedsiębiorstwach.

Jak dobrać właściwe MFP?

Przed wyborem urządzenia warto określić liczbę użytkowników, miesięczny wolumen, wymagany format, udział druku kolorowego, szybkość druku i skanowania, pojemność kaset, rodzaj podajnika dokumentów, funkcje sieciowe, poziom bezpieczeństwa oraz możliwość późniejszej rozbudowy. Sama szybkość druku nie powinna decydować o zakupie. Równie istotne są czas wydruku pierwszej strony, rekomendowane obciążenie, wydajność materiałów, ergonomia, niezawodność i dostępność serwisu.

TCO, CPC i formy finansowania

Najniższa cena urządzenia nie zawsze oznacza najniższy koszt pracy. TCO – Total Cost of Ownership obejmuje zakup sprzętu, materiały eksploatacyjne, części, energię, serwis, przestoje oraz czas potrzebny na obsługę urządzenia. Drukarki i kopiarki MFP można kupić na własność, objąć kontraktem serwisowym CPC – Cost Per Copy albo, w przypadku wybranych modeli, użytkować w formie najmu lub dzierżawy. CPC pozwala rozliczać eksploatację według liczby wykonanych stron i może obejmować tonery, części, przeglądy, naprawy oraz wsparcie techniczne. Najem i dzierżawa ograniczają koszt początkowy oraz zapewniają przewidywalne opłaty w całym okresie użytkowania.

Porada eksperta Sklep Multimedia

Najlepsze urządzenie MFP nie musi mieć wszystkich dostępnych funkcji. Powinno być dopasowane do rzeczywistego obciążenia, liczby użytkowników, rodzaju dokumentów, poziomu bezpieczeństwa i planów rozwoju organizacji. COPYSERVICE od 25 lat pomaga klientom dobierać, wdrażać i serwisować urządzenia drukujące. Analizujemy sposób pracy, koszty eksploatacji, wymagania użytkowników i możliwości rozbudowy, aby proponowane rozwiązanie było wydajne, bezpieczne i ekonomiczne przez cały okres użytkowania.