Dzierżawa i Najem urządzeń MFP

Dzierżawa i najem MFP jako kompleksowa usługa zarządzania środowiskiem druku

Nie musisz posiadać urządzenia, aby w pełni korzystać z jego możliwości

W tradycyjnym modelu wyposażenia biura przedsiębiorstwo kupuje urządzenie, ponosi jednorazowy koszt inwestycji, a następnie samodzielnie odpowiada za jego eksploatację, materiały, konserwację, naprawy oraz związane z nimi nieprzewidziane wydatki. Dzierżawa lub najem urządzenia MFP zmienia ten model – punkt ciężkości zostaje przeniesiony z posiadania sprzętu na korzystanie z jego funkcjonalności. Dla przedsiębiorstwa lub instytucji oznacza to możliwość wdrożenia profesjonalnego systemu MFP bez konieczności angażowania jednorazowo dużego budżetu. Jest to szczególnie istotne przy urządzeniach A3 klasy biznesowej, których konfiguracja może obejmować nie tylko sam moduł drukująco-kopiujący, ale także automatyczny podajnik dokumentów, dodatkowe źródła papieru, podstawę, bank papieru czy profesjonalny finisher. W rezultacie klient może korzystać z rozwiązania odpowiadającego rzeczywistym potrzebom organizacji, zamiast ograniczać konfigurację urządzenia wyłącznie dlatego, że jej zakup przekracza założony budżet inwestycyjny.

Dzierżawa, najem i CPC – co właściwie oznaczają te pojęcia?

W praktyce rynkowej określenia wynajem i dzierżawa urządzeń MFP bywają stosowane zamiennie jako modele, w których klient otrzymuje urządzenie do użytkowania na warunkach określonych w umowie i nie musi kupować go na własność. Kluczowym elementem takiej współpracy może być CPC – Cost Per Copy, czyli model rozliczenia kosztu wykonanej strony. Pozwala on powiązać znaczną część kosztów eksploatacyjnych urządzenia z rzeczywistym wykorzystaniem sprzętu. W zależności od warunków konkretnej umowy ustalane są stawki za wydruki monochromatyczne i kolorowe oraz zakres świadczeń objętych obsługą. W modelu serwisowym CPC mogą znajdować się materiały eksploatacyjne, tonery, części i podzespoły podlegające naturalnemu zużyciu, konserwacje, przeglądy oraz obsługa serwisowa. Szczegółowy zakres zawsze powinien wynikać z umowy – dlatego przed jej podpisaniem należy sprawdzić, co dokładnie obejmuje stawka za stronę, jakie elementy są wyłączone oraz w jaki sposób rozliczany jest miesięczny wolumen.

Największa korzyść – przewidywalność kosztów

Zakup urządzenia to dopiero początek wydatków związanych z drukowaniem. Rzeczywisty koszt eksploatacji tworzą również tonery, bębny, zespoły obrazujące, elementy utrwalające, rolki pobierające, części mechaniczne, przeglądy, naprawy oraz czas przestoju urządzenia. Dlatego przy ocenie rozwiązania warto posługiwać się pojęciem TCO – Total Cost of Ownership, czyli całkowitego kosztu posiadania i użytkowania sprzętu. Najtańsze urządzenie nie zawsze oznacza najtańsze drukowanie. Profesjonalne MFP dobrane prawidłowo do obciążenia może mieć wyższą wartość początkową, ale jednocześnie zapewniać znacznie korzystniejszą ekonomikę eksploatacji, większą wydajność i trwałość podzespołów. Dzierżawa połączona z odpowiednio skonstruowaną obsługą CPC pozwala znaczną część tych kosztów uporządkować i przewidywać. Dla przedsiębiorstwa oznacza to łatwiejsze planowanie wydatków, natomiast dla administracji, placówki oświatowej czy instytucji – większą kontrolę nad budżetem przeznaczonym na obsługę dokumentów.

Profesjonalne MFP to znacznie więcej niż kserokopiarka

Nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne nie powinno być postrzegane wyłącznie jako maszyna do wykonywania kopii. Współczesne MFP jest sieciowym centrum obsługi dokumentów, integrującym drukowanie, kopiowanie, skanowanie oraz dystrybucję dokumentacji elektronicznej. W zależności od konfiguracji urządzenie może obsługiwać format A4 lub A3, druk monochromatyczny albo kolorowy, automatyczne drukowanie dwustronne, szybkie skanowanie dokumentów jedno- lub dwustronnych, skanowanie do poczty elektronicznej, folderów sieciowych i innych lokalizacji, książki adresowe użytkowników oraz mechanizmy autoryzacji i kontroli dostępu. W środowiskach o intensywnym obiegu dokumentów ogromne znaczenie ma odpowiedni podajnik oryginałów – w tym rozwiązania pozwalające szybko digitalizować wielostronicową dokumentację. Z kolei dodatkowe kasety, banki papieru i rozwiązania finishingowe mogą znacząco ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności.

Finisher, dodatkowe kasety, SPDF – wyposażenie dobieramy do sposobu pracy

Jedną z największych zalet profesjonalnych urządzeń MFP jest możliwość skonfigurowania maszyny pod konkretny proces dokumentowy. Firma wykorzystująca kilka formatów lub rodzajów papieru może potrzebować dodatkowych kaset. Sekretariat, urząd czy szkoła przetwarzające duże ilości dokumentów skorzystają z wydajnego automatycznego podajnika oryginałów. Organizacja regularnie przygotowująca wielostronicowe komplety dokumentacji może natomiast znacznie usprawnić pracę dzięki finisherowi umożliwiającemu automatyczne sortowanie, zszywanie, a w odpowiednich konfiguracjach również dziurkowanie dokumentów. Nie chodzi więc o wybór urządzenia posiadającego największą liczbę funkcji. Profesjonalny dobór polega na wybraniu dokładnie tych funkcjonalności, które skracają czas pracy użytkowników i rozwiązują konkretne problemy organizacji.

Jak dobieramy urządzenie MFP do dzierżawy lub najmu?

Prawidłowy dobór zaczyna się od analizy potrzeb, a nie od wskazania konkretnego modelu. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim realny miesięczny wolumen wydruków i kopii, udział dokumentów kolorowych, wymagany format A4 lub A3, oczekiwaną prędkość urządzenia, liczbę użytkowników, liczbę stanowisk komputerowych, intensywność skanowania, typ przetwarzanej dokumentacji oraz sposób jej dalszej dystrybucji. Istotna jest również infrastruktura informatyczna klienta. MFP funkcjonuje dziś jako urządzenie sieciowe, dlatego znaczenie ma sposób integracji z siecią LAN, konfiguracja sterowników, skanowania do SMB, poczty elektronicznej lub innych wykorzystywanych zasobów, a także polityka dostępu użytkowników. Dopiero na podstawie takiej analizy można dobrać właściwą klasę urządzenia, jego wydajność oraz wyposażenie opcjonalne. Zbyt małe MFP pracujące stale na granicy swoich możliwości będzie szybciej się zużywało i może powodować przestoje. Z kolei urządzenie znacząco przewymiarowane generuje koszty funkcjonalności, których organizacja faktycznie nie wykorzystuje.

Dzierżawa MFP dla firm, szkół, urzędów i instytucji

Model najmu sprawdza się wszędzie tam, gdzie istnieje regularny obieg dokumentacji, ale potrzeby poszczególnych użytkowników mogą być zupełnie inne. Małe i średnie przedsiębiorstwo może potrzebować jednego ekonomicznego systemu obsługującego całe biuro. Kancelaria prawna lub biuro rachunkowe będzie zwracało szczególną uwagę na szybkie skanowanie wielostronicowych dokumentów i niezawodność. Szkoła lub uczelnia może potrzebować wydajnego urządzenia dla sekretariatu, administracji i nauczycieli. Urząd administracji publicznej czy jednostka samorządowa będzie wymagać sprawnej obsługi dużej liczby dokumentów, rozbudowanych możliwości sieciowych oraz odpowiedniego poziomu kontroli dostępu. Dlatego nie istnieje jedna uniwersalna konfiguracja MFP odpowiednia dla każdego klienta. Rozwiązanie powinno wynikać z procesów realizowanych w konkretnej organizacji.

Bezpieczeństwo dokumentów i integracja ze środowiskiem IT

Współczesne urządzenia MFP przetwarzają ogromną ilość informacji, często zawierających dane osobowe, finansowe, prawne lub informacje wewnętrzne przedsiębiorstwa. Z tego względu przy wyborze rozwiązania należy uwzględnić również bezpieczeństwo. W zależności od klasy urządzenia dostępne mogą być mechanizmy uwierzytelniania użytkowników, kontrola uprawnień do poszczególnych funkcji, bezpieczne zwalnianie zadań drukowania, szyfrowanie komunikacji i danych przechowywanych w urządzeniu czy mechanizmy nadpisywania informacji. Szczególnie w administracji, sektorze prawnym, edukacji, ochronie zdrowia oraz większych przedsiębiorstwach zagadnienia te powinny być analizowane już na etapie doboru sprzętu.

Serwis i ciągłość pracy – jeden z najważniejszych argumentów za dzierżawą

Wartość profesjonalnej dzierżawy nie kończy się w chwili dostarczenia urządzenia. W rzeczywistości właśnie wtedy rozpoczyna się najważniejsza część usługi – zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu przez cały okres jego użytkowania. Urządzenie MFP jest elementem infrastruktury biurowej. Jego awaria może zatrzymać drukowanie faktur, umów, dokumentacji administracyjnej, materiałów dydaktycznych czy korespondencji. Dlatego ogromne znaczenie ma dostęp do profesjonalnego serwisu, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych. W umowach dla wymagających środowisk warto zwrócić uwagę na SLA – Service Level Agreement, czyli określony poziom świadczenia usług, w tym zasady i czas reakcji na zgłoszenie. Dobrze skonstruowana obsługa serwisowa minimalizuje ryzyko długich przestojów i przenosi znaczną część odpowiedzialności technicznej za urządzenie na usługodawcę.

Zakup czy dzierżawa – co wybrać?

Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdego przedsiębiorstwa. Zakup może być dobrym rozwiązaniem dla organizacji, która chce posiadać urządzenie na własność, dysponuje budżetem inwestycyjnym i akceptuje odpowiedzialność za przyszłe koszty jego utrzymania.

Dzierżawa i najem MFP są szczególnie polecane wtedy, gdy priorytetem jest zachowanie kapitału, przewidywalność kosztów, profesjonalna obsługa serwisowa oraz możliwość korzystania z urządzenia klasy wyższej bez ponoszenia wysokiego jednorazowego kosztu zakupu.

Decyzji nie należy więc podejmować wyłącznie na podstawie wysokości miesięcznej raty. Trzeba porównać cały model użytkowania, zakres serwisu, koszt wykonania strony, wyposażenie urządzenia, przewidywany wolumen oraz całkowity koszt funkcjonowania rozwiązania w zakładanym okresie.

COPYSERVICE Sklep Multimedia – dobieramy rozwiązanie, a nie tylko urządzenie

W COPYSERVICE Sklep Multimedia punktem wyjścia do przygotowania oferty dzierżawy lub najmu MFP jest poznanie rzeczywistych potrzeb klienta. Analizujemy sposób pracy z dokumentami, miesięczne obciążenie, strukturę wydruków, potrzeby skanowania, liczbę użytkowników, wymagania dotyczące wyposażenia oraz środowisko informatyczne, w którym urządzenie będzie pracowało. Na tej podstawie dobieramy odpowiednią klasę i konfigurację urządzenia – od wydajnego systemu dla niewielkiego biura po rozbudowane kolorowe urządzenie wielofunkcyjne A3 wyposażone w szybki podajnik dokumentów, dodatkowe źródła papieru oraz profesjonalne opcje finishingowe. Dzierżawa urządzenia MFP ma dawać klientowi nie tylko dostęp do sprzętu, ale przede wszystkim spokój, przewidywalność kosztów i ciągłość obsługi dokumentów. Zamiast zamrażać znaczące środki finansowe w zakupie urządzenia, przedsiębiorstwo lub instytucja może przeznaczyć kapitał na swoją podstawową działalność, korzystając jednocześnie z profesjonalnie dobranej infrastruktury druku, skanowania i kopiowania. To właśnie w tym tkwi największa wartość dobrze przygotowanego modelu najmu – klient korzysta z technologii i jej możliwości, natomiast kwestie związane z prawidłowym doborem, eksploatacją i obsługą techniczną urządzenia pozostają pod profesjonalną kontrolą.